TOIMINTOJEN HALLINTA
Janne Kapela, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
5VTA-projektissa tehtyjen yrityshaastattelujen perusteella havaittiin, että elintarvikealan pk-yritykset hoitavat päivittäistä liiketoimintaansa usein hyödyntämällä Excel-taulukkolaskentaohjelmaa. Samoja tietoja saatetaan päivän aikana siirrellä järjestelmästä toiseen ja usein työ tehdään vielä manuaalisesti siirtämällä paperilla olevat tiedot sähköisiin järjestelmiin. Rutinoitunut työ ei välttämättä tunnu ajanhukalta, mutta etenkin yrityksen kasvaessa se alkaa kuluttaa enemmän aikaa ja resursseja.
Liiketoimintaprosesseissa on monia kohtia, jotka voitaisiin automatisoida, mutta niiden automatisointiin ei yrityksillä ole useinkaan riittävää osaamista tai resursseja. Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa pidetään raskaana prosessina ja uutisissa olevat otsikot epäonnistuneista toiminnanohjauksen järjestelmätoimituksista eivät ainakaan lisää yritysten innostusta uuden teknologian käyttöönottamisessa. Vanhoista tavoista on vaikea päästä pois. Havaintojen perusteella pieni ulkopuolinen tönäisy oikeaan suuntaan saattaa kuitenkin edesauttaa muutosprosessin aloitusta.
Jos Excelin käyttö ja tietojen monenkertainen siirtely käsin paikasta toiseen tuntuu turhalta, kannattaa yrityksen kokoluokkaan soveltuvan toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen. Jos tarve mietityttää, kannattaa aluksi pohtia seuraavia 10 kohtaa, jotka viestivät toiminnanohjausjärjestelmän hankintatarpeesta:
- Yrityksellä on käytössä useampia eri järjestelmiä joihin päivän aika siirretään tietoa (esim. laskutus, varastokirjanpito, myynti, tuotanto)
- Työpäivän aikana suoritetaan manuaalisia rutiininomaisia työvaiheita kuten tietojen siirtämistä paperilta sähköisiin järjestelmiin
- Laskuja jää laskuttamatta tai osa laskuista laskutetaan useampaan kertaan epäselvyyksien vuoksi (tai laskutukseen tulee viivettä)
- Varastomäärät ovat epätarkkoja ja tuotannossa kärsitään odottamattomista materiaalivajauksista
- Johdolla on vaikeuksia saada tarvitsemaansa välitöntä tietoa liiketoiminnasta (KPI-arvot)
- Tuotteen todelliset kustannukset ovat hämärän peitossa
- Myyntiorganisaation hallinta on haastavaa ja epäselvyyksiä tarjouksissa ilmenee
- Yrityksen toiminta perustuu useampaan erilaiseen Excel-taulukkoon
- Yrityksen toiminta on kasvanut siihen pisteeseen, että sen hallinta on vaikeaa nykyisellä toimintatavalla
- Asiakastyytyväisyydessä on ongelmia, etenkin tilausten toimitusten osalta
Pk-yritysten tarpeisiin on saatavilla muutamia erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä. 5VTA-hankkeessa on tutustuttu avoimen lähdekoodin ratkaisuun, joka voi parhaimmillaan olla yritykselle täysin ilmainen. Odoo, tai entiseltä nimeltään Open-ERP, on avoimen lähdekoodin liiketoimintasovellus, joka tarjoaa pk-yrityksille mahdollisuuden lähteä tutustumaan toiminnanohjaukseen pienin askelin. Tämä on erinomainen vaihtoehto varsinkin, jos yrityksen sisältä löytyy tietotekniikan osaajia.
Odoon tarjoama järjestelmä on täysin modulaarinen, joten vain välttämättömimmät moduulit voidaan asentaa käyttöönottovaiheessa. Uusia moduuleja voidaan lisätä tarvittaessa liiketoiminnan kasvaessa. Avoimeen lähdekoodiin perustuva ja yhteisön ylläpitämä community-versio on täysin ilmainen ja sen voi ladata yrityksen palvelimelle joko Linux- tai Windows-versiona. Saatavilla on myös maksullinen pilvipalvelu, joka perustuu kuukausimaksuun. Tällöin yrityksellä ei tarvitse olla omaa palvelinta järjestelmän käyttöön. Hinnoittelussa huomioidaan sovellusten sekä käyttäjien määrä.
Odoo tarjoaa hyvän mahdollisuuden lähteä automatisoimaan yrityksen toimintaa pienin askelin. Yrityksen toimintaa saadaan tehostettua ja selkeytettyä aluksi esimerkiksi pelkästään varaston- tai asiakkuudenhallinnnan käyttöönottamisella.
Lue lisää Odoosta täältä https://www.odoo.com/
Odoon hinnoittelu (https://www.odoo.com/pricing)
Odoon versioiden vertailu (https://www.odoo.com/page/editions)
Case-esimerkki: Meriittileipurit
